Cotonou - Bénin
Le/La titulaire joue un rôle crucial dans le renforcement de la cohérence de la programmation régionale en facilitant la coordination des processus de conception, en veillant au respect de normes de qualité rigoureuses et en positionnant stratégiquement la région afin de tirer parti des opportunités émergentes. Ce rôle contribue directement à la vision 2030 de CARE en garantissant que l'ensemble de la programmation respecte les normes organisationnelles tout en favorisant l'innovation et la collaboration au sein du portefeuille régional.
RESPONSABILITÉS
ASSURANCE QUALITÉ DE L'EXÉCUTION DU PROGRAMME
Établir et maintenir des systèmes complets d’assurance qualité dans tous les programmes régionaux de la WCA.
Développer et mettre en œuvre des cadres d’assurance qualité normalisés pour la conception, la mise en œuvre et l’évaluation des programmes dans tous les bureaux de pays.
Effectuer des examens systématiques de la qualité des programmes et des audits des bureaux de pays (bureaux de pays), en veillant au respect des normes de programmation de CARE et des exigences de la stratégie 2030.
Assurer la mise en place de systèmes robustes de suivi, d’évaluation, de responsabilisation et d’apprentissage (MEAL) au niveau du bureau de pays, et leur intégration dans le cadre régional de référence en matière de qualité.
Examiner et analyser régulièrement les données de performance du programme, en fournissant des recommandations fondées sur des données probantes pour l’améliorer.
Faciliter le déploiement de l’assistance technique pour combler les lacunes de qualité identifiées par des évaluations systématiques.
Superviser la mise en œuvre des systèmes de performance organisationnelle (PIIRS) pour améliorer la qualité des programmes et la mesure de l'impact.
Assurez-vous que tous les programmes démontrent un impact mesurable par rapport aux indicateurs convenus avec une documentation et des rapports appropriés.
Responsabilité des systèmes régionaux de gestion des connaissances et de l'élaboration du programme d'apprentissage : Le poste est essentiel pour favoriser l'échange de connaissances entre les CO et les communautés de pratique régionales, dans le cadre de l'évolution plus large de CARE vers la localisation et l'impact en réseau.
COORDINATION DU DÉVELOPPEMENT DES PROPOSITIONS RÉGIONALES
Sensibilisation et coordination du CMP : coordonner les processus d'élaboration de la stratégie du programme régional avec la participation et la contribution significatives du CMP
Coordination du développement de propositions : en collaboration avec PSI, coordonner les initiatives de développement de propositions multi-pays et régionales, en garantissant un alignement stratégique et en tirant parti des avantages comparatifs.
Gestion du pipeline de propositions : Établir des systèmes régionaux de gestion du pipeline de propositions pour suivre les opportunités et coordonner les réponses.
Amélioration de la qualité des propositions : surveiller les taux de réussite des propositions, faciliter les sessions d'apprentissage et assurer l'alignement avec les priorités stratégiques et le cadre PQ de CARE.
Effet de levier du partenariat : Élaborer et mettre en œuvre une stratégie globale pour établir et maintenir des partenariats stratégiques dans toutes les régions.
PARTENAIRE MEMBRE DE CARE, COORDINATION ET SOUTIEN PSI et IPO
Servir de ressource centrale de coordination pour tous les partenaires membres de CARE, PSI et IPO sur les activités de programmes stratégiques dans la région WCA
Établir et maintenir des mécanismes de coordination systématiques avec tous les partenaires membres de CARE, PSI et IPO, assurant une communication et un alignement réguliers
Faciliter le partage des connaissances et les échanges d'apprentissage entre les CO et les CMP, les PSI et les IPO, en promouvant les meilleures pratiques et le transfert d'innovation
Coordonner des initiatives de programmation conjointes qui exploitent les forces complémentaires des différents partenaires membres de CARE
Faciliter l'accès des OC à l'assistance technique, aux opportunités de formation et aux consultations d'experts par les partenaires membres de CARE, PSI et IPO
Établir et maintenir des réseaux régionaux et des communautés de pratique qui renforcent la collaboration CO/CMP, PSI et IPO
GESTION DU PERSONNEL DE SOUTIEN ET LEADERSHIP D'ÉQUIPE
Contribuer aux systèmes de gestion des performances, y compris l'établissement d'objectifs, la rétroaction régulière et la planification du développement professionnel pour les équipes de programme des CO
Soutenir le recrutement et l'orientation du personnel du programme CO selon les besoins
Qualifications requises :
Maîtrise dans une discipline pertinente ou combinaison équivalente d'études et d'une vaste expérience professionnelle
Preuve d'une expérience avancée en leadership (3 et plus) dans la gestion de la qualité des programmes et la coordination multipartite
Expertise démontrée dans la coordination de programmes interrégionaux et de partenariats organisationnels diversifiés
A l'aise pour travailler avec et au sein des réseaux et des communautés de pratique (CdP)
Compétences avancées en matière de coordination de réseaux et de création de synergies entre diverses cultures et contextes organisationnels
Capacités exceptionnelles de communication, de facilitation et de recherche de consensus démontrées auprès de multiples groupes de parties prenantes en FRANÇAIS et en ANGLAIS
Forte expérience en gestion du changement, planification stratégique et direction de processus de transformation organisationnelle
Expérience avérée dans le développement et la mise en œuvre de systèmes et de normes d'assurance qualité
Qualifications préférées :
Familiarité avec la programmation humanitaire et les systèmes de coordination inter-agences
Comment postuler
Certaines personnes peuvent utiliser le nom et la marque de CARE dans des courriels et sur des sites web afin de solliciter des honoraires auprès de demandeurs d'emploi. Il peut s'agir, par exemple, de frais de placement ou de frais de traitement des demandes d'immigration. CARE ne fait pas appel à des agences de recrutement ou de placement qui facturent des frais initiaux aux candidats. Il arrive que CARE fasse appel à des agences de recrutement ou de placement pour l'aider à identifier des candidats pour un poste spécifique au sein de CARE. Si vous êtes contacté par une agence de recrutement ou de placement légitime, aucun frais ne devrait vous être facturé.
Cotonou - Bénin
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Description du poste : Recueillir et regrouper des données sur les activités relatives au programme et/ou aux projets afin de concourir à l’établissement de rapports et à l’exécution.
Entreprendre des tâches administratives et financières concernant la gestion du personnel, l’appui au personnel hors fonctionnaires, les voyages et les paiements, et en assurer le suivi.
Examiner et élaborer des documents et de la correspondance dans le cadre des activités courantes d’achat qui lui sont confiées.
Fournir des informations sur les dépenses du programme/des projets et sur la situation budgétaire du programme/des projets.
Traiter, mettre en forme et relire des rapports, des documents, des publications et de la correspondance en rapport avec les activités de l’unité, dès le stade des projets de texte.
Examiner des messages, des appels et des questions et les transférer aux personnes compétentes; donner des informations générales ; répondre aux demandes courantes.
Concourir à l’organisation de réunions, de séminaires et d’autres manifestations: s’occuper d’aspects logistiques, rédiger la correspondance, réunir et distribuer les documents, prendre les dispositions administratives.
S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées.
Trois ans d’expérience pertinente du travail d’appui financier et/ou administratif.
Connaissance pratique (niveau C) du français.
Bonne connaissance des applications MS Office, d’internet et du matériel de bureautique.
Être axé(e) sur les résultats
Avoir l’esprit d’équipe
Communication
Établir des relations constructives
Partage des connaissances et amélioration continue
Bonne connaissance des systèmes d’information de l’Organisation, particulièrement ceux en lien avec la gestion des informations de projets.
Bonne connaissance des règles et règlements financiers et administratif communs.
Bonne connaissance des normes de communication et de documentation
Description du poste : Contribuer à la gestion des données en assurant des responsabilités telles que la supervision de la collecte, la compilation, la gestion et l’analyse de données, afin de regrouper les informations pertinentes dans une forme de texte narratif, de cartes et de graphiques à utiliser pour la prise de décision, des rapports de situation, et autres documents pertinents.
Sous La Collaboration Du Point Focal IVD Du Bureau De L’OMS Au Bénin, La Coordination Du Coordonnateur De L’IMEP Et La Responsabilité Du Représentant De L’OMS Au Bénin, Le Gestionnaire Des Données Devra
Gérer les bases de données associées (cas et constats), y compris le contenu, la structure, l’emplacement des fichiers et la sauvegarde du système.
Agréger les informations pertinentes liées à la surveillance de PFA et des MEV ainsi qu’au PEV de routine, traiter l’information et la transformer en texte narratif, cartes et graphiques pour permettre la planification stratégique et la prise de décisions.
Regrouper et gérer les informations provenant des équipes techniques internes du pays, des bureaux extérieurs et des partenaires (internes ou externes).
Répondre aux demandes d’informations spécifiques des équipes techniques et partenaires.
Faciliter la diffusion des informations et le partage des connaissances avec tous les partenaires principalement les niveaux sous régionaux, régionaux et mondiaux de l’OMS.
Fournir des informations agrégées pour le pays.
Fournir une expertise technique lors d’initiatives inter institutions liées à l’information et aux données, gestion, dans le but d’améliorer le partage d’informations entre les institutions, de renforcer l’accès aux informations provenant d’autres organisations et clusters, et de contribuer aux tableaux de bord intersectoriels.
Vérifier la qualité des données (exhaustivité, validité) et identifier les lacunes dans la gestion de l’information sur la surveillance PFA et autres MEV, la PEV de routine.
Recommander des actions correctives et préparer les documents pertinents à inclure dans les propositions de projet.
Produire les rapports de situation internes et externes (SITREPs) périodiques (hebdomadaires, mensuels et annuels), bulletins, évaluations des risques pour la surveillance PFA, autres MEV et PEV de routine.
Tenir un registre sur la complétude et la promptitude des rapports des consultants épidémiologistes Polio.
Faire le suivi hebdomadaire des échantillons de PFA et de la surveillance environnementale.
Analyser de façon hebdomadaire les données de la surveillance environnementale et tenir à jour les indicateurs de performance.
Appuyer les activités de nouvelles technologies SIG (Système d’Information Géographique) en assurant les analyses hebdomadaires des données de surveillance électronique à partir des formulaires surveillance PFA et intégrée eSURV et ISS.
Participer à l’investigation de cas de polio confirmés détectés par le système de surveillance.
Appuyer l’évaluation des risques de transmission du poliovirus pour les nouveaux cas de PVDVc2.
Faire l’analyse de risque Polio qui inclut les indicateurs de surveillance.
Compiler, analyser et suivre régulièrement les données des campagnes (Données administratives, monitorage indépendant et LQAS) pour soutenir les actions.
Participer à toute autre activité pouvant être requise dans le cadre de la gestion des données.
S’acquitter d’autres tâches connexes spécifiques, à la demande du superviseur ou de la hiérarchie.
Les bases de données de la surveillance des PFA, des MEV et du PEV de routine sont tenues de manière optimale et mises à jour quotidiennement.
Les analyses relatives à l’exploitation des bases de données telles que demandées par le superviseur ou sa hiérarchie sont faites dans les délais requis.
Les rapports de synthèse (SITREPs, autres) des résultats provenant des analyses des différentes bases de données sont disponibles dans le temps requis suivant la spécificité de chaque base.
La compilation de la liste des sites prioritaires est faite et le fichier de planification des visites est actualisé chaque mois.
La synthèse de la réalisation des visites de supervision de consultants épidémiologistes est faite hebdomadairement.
La situation des échantillons de PFA et de la surveillance environnementale est faite hebdomadairement et dans le délai requis.
L’analyse de risque polio est faite trimestriellement et dans le délai requis.
Les évaluations de risque de transmission du poliovirus PVDVc2 sont réalisées avec l’appui du Gestionnaire de Données.
Le suivi du remplissage de Dashboard pour la préparation des vaccinations de masse AVS Polio est assuré de manière optimale.
Les acteurs impliqués dans la mise en œuvre des AVS Polio utilisent de façon optimale l’outil ODK avec l’appui du Gestionnaire de Donnés.
Les bulletins de retro-information des campagnes sont produits dans le délai requis.
Les données d’enquêtes LQAS et MI sont analysées et partagées dans le délai requis.
Essentielle : Diplôme universitaire en SIG, Cartographie, Statistique, Epidémiologie, sciences sociales et/ou équivalent ce qui implique SIG
Souhaitable : Master (Bac + 5 ans) en SIG, Cartographie, Epidémiologie, Statistique.
Description du poste : Recueillir et regrouper des données sur les activités relatives au programme et/ou aux projets afin de concourir à l’établissement de rapports et à l’exécution.
Entreprendre des tâches administratives et financières concernant la gestion du personnel, l’appui au personnel hors fonctionnaires, les voyages et les paiements, et en assurer le suivi.
Examiner et élaborer des documents et de la correspondance dans le cadre des activités courantes d’achat qui lui sont confiées.
Fournir des informations sur les dépenses du programme/des projets et sur la situation budgétaire du programme/des projets.
Traiter, mettre en forme et relire des rapports, des documents, des publications et de la correspondance en rapport avec les activités de l’unité, dès le stade des projets de texte.
Examiner des messages, des appels et des questions et les transférer aux personnes compétentes; donner des informations générales ; répondre aux demandes courantes.
Concourir à l’organisation de réunions, de séminaires et d’autres manifestations: s’occuper d’aspects logistiques, rédiger la correspondance, réunir et distribuer les documents, prendre les dispositions administratives.
S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées.
Trois ans d’expérience pertinente du travail d’appui financier et/ou administratif.
Connaissance pratique (niveau C) du français.
Bonne connaissance des applications MS Office, d’internet et du matériel de bureautique.
Être axé(e) sur les résultats
Avoir l’esprit d’équipe
Communication
Établir des relations constructives
Partage des connaissances et amélioration continue
Bonne connaissance des systèmes d’information de l’Organisation, particulièrement ceux en lien avec la gestion des informations de projets.
Bonne connaissance des règles et règlements financiers et administratif communs.
Bonne connaissance des normes de communication et de documentation
Description du poste : Contribuer à la gestion des données en assurant des responsabilités telles que la supervision de la collecte, la compilation, la gestion et l’analyse de données, afin de regrouper les informations pertinentes dans une forme de texte narratif, de cartes et de graphiques à utiliser pour la prise de décision, des rapports de situation, et autres documents pertinents.
Sous La Collaboration Du Point Focal IVD Du Bureau De L’OMS Au Bénin, La Coordination Du Coordonnateur De L’IMEP Et La Responsabilité Du Représentant De L’OMS Au Bénin, Le Gestionnaire Des Données Devra
Gérer les bases de données associées (cas et constats), y compris le contenu, la structure, l’emplacement des fichiers et la sauvegarde du système.
Agréger les informations pertinentes liées à la surveillance de PFA et des MEV ainsi qu’au PEV de routine, traiter l’information et la transformer en texte narratif, cartes et graphiques pour permettre la planification stratégique et la prise de décisions.
Regrouper et gérer les informations provenant des équipes techniques internes du pays, des bureaux extérieurs et des partenaires (internes ou externes).
Répondre aux demandes d’informations spécifiques des équipes techniques et partenaires.
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Fournir des informations agrégées pour le pays.
Fournir une expertise technique lors d’initiatives inter institutions liées à l’information et aux données, gestion, dans le but d’améliorer le partage d’informations entre les institutions, de renforcer l’accès aux informations provenant d’autres organisations et clusters, et de contribuer aux tableaux de bord intersectoriels.
Vérifier la qualité des données (exhaustivité, validité) et identifier les lacunes dans la gestion de l’information sur la surveillance PFA et autres MEV, la PEV de routine.
Recommander des actions correctives et préparer les documents pertinents à inclure dans les propositions de projet.
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Tenir un registre sur la complétude et la promptitude des rapports des consultants épidémiologistes Polio.
Faire le suivi hebdomadaire des échantillons de PFA et de la surveillance environnementale.
Analyser de façon hebdomadaire les données de la surveillance environnementale et tenir à jour les indicateurs de performance.
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La situation des échantillons de PFA et de la surveillance environnementale est faite hebdomadairement et dans le délai requis.
L’analyse de risque polio est faite trimestriellement et dans le délai requis.
Les évaluations de risque de transmission du poliovirus PVDVc2 sont réalisées avec l’appui du Gestionnaire de Données.
Le suivi du remplissage de Dashboard pour la préparation des vaccinations de masse AVS Polio est assuré de manière optimale.
Les acteurs impliqués dans la mise en œuvre des AVS Polio utilisent de façon optimale l’outil ODK avec l’appui du Gestionnaire de Donnés.
Les bulletins de retro-information des campagnes sont produits dans le délai requis.
Les données d’enquêtes LQAS et MI sont analysées et partagées dans le délai requis.
Essentielle : Diplôme universitaire en SIG, Cartographie, Statistique, Epidémiologie, sciences sociales et/ou équivalent ce qui implique SIG
Souhaitable : Master (Bac + 5 ans) en SIG, Cartographie, Epidémiologie, Statistique.
Description du poste : Principales responsabilités :
Sous la supervision de la Coordonnatrice du Projet, elle/il sera chargé(e) d'assurer la durabilité économique des investissements de base et des actions locaux lié à la gestion intégrée de ressources en eau de façon transversale en collaboration avec l’équipe et les principaux partenaires.
A ce titre, il /elle devra : contribuer à la durabilité financière des actions GIRE tant sur le plan institutionnel que sur le terrain (investissements locaux pour garantir des effets à court et long terme.
Assurer le suivi de la durabilité globale des activités de DURAGIRE, et en particulier des aspects financiers.
S'assurer que les nouvelles structures institutionnelles (Comité Local de l’Eau, ANBBH par exemple) sont mises en place de manière durable, tant sur le plan de leur autonomie financière qu'en termes de planification, de plans d'action, etc.
Soutenir la structure institutionnelle autour du système d'alerte précoce inondation afin de le rendre plus durable, tant sur le plan financier qu'en termes d'opérationnalisation (équipement, etc.).
Contribuer à l'établissement de rapports semestriels et/ou annuels sur le projet.
Exécuter toutes les autres tâches liées à la fonction et sur demande du superviseur hiérarchique.
Qualifications :
Pour être éligible les candidat(e)s doivent avoir :
Un diplôme universitaire (maîtrise ou master, BAC+4 minimum) en sciences économiques et sociales, investissement durable, gestion d’entreprise, ou tout autre domaine équivalent.
Au moins Dix (10) années d’expériences professionnelles dans la gestion d’entreprises investissement local durable, idéalement dans le secteur de l’eau.
Bonne connaissance de la durabilité des systèmes institutionnels, l'autonomisation financière des institutions publiques.
Forte expérience dans l’analyse des besoins d’investissement de soutien pour les CLE, et les communautés.
De bonne aptitude en communication orale et écrite en français et bonne connaissance de l’anglais (langue de travail de SNV mondiale) ;
Des bonnes compétences en leadership, travail en équipe interculturelle, attitude proactive et orientée vers le résultat ; rigueur organisationnelle et capacité à gérer des priorités multiples ; esprit d’initiative et d’entreprise ;
La nationalité Béninoise.
Pièces à fournir :
Lettre de motivation précisant l’adresse, les contacts téléphoniques et E-mail du postulant.e, intitulé du poste ;
CV récent détaillé précisant, la date de naissance du candidat.e, les diplômes (année et lieu d'obtention), durée (mois et/ou années) des expériences, contacts téléphoniques et E-mail des employeurs, noms et contacts de l’employeur le plus important de leur carrière et nombre d’années d’expériences à son service.
Les copies des diplômes exigés et des attestations de travail qui justifient les expériences professionnelles et compétences annoncées dans le CV. LES ORIGINAUX SERONT CONTRÔLES AVANT LES ENTRETIENS DE SELECTION
Les adresses électroniques et téléphoniques de 3 personnes de référence.
NB :
Tout dossier de candidature qui ne respecterait pas les exigences de transmission sera purement et simplement rejeté
Seuls (es) les candidats (es) présélectionnés (es) seront contactés (es) par mail et par téléphone pour la suite de la sélection.
En soumettant votre candidature, vous nous donnez également votre consentement pour la collecte, le stockage et le traitement de vos données personnelles.
SNV n’est pas obligée de donner une suite à cet appel.
Les candidatures féminines sont encouragées
Description du poste : L'objectif principal des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un représentant de la FAO, est d'aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et à réduire la faim et la malnutrition, à aider à développer les secteurs de l'agriculture, de la pêche et de la foresterie, et à utiliser leurs ressources environnementales et naturelles de manière durable. Le poste est situé dans la Représentation de la FAO à Cotonou, BÉNIN
ate limite jeudi 15 août 2024 à adresser à ramziath.adegbindin@fao.org et à christian.gomez@fao.org
Description du poste : L’Organisation des Nations Unies pour l’agriculture et l’alimentation (FAO) et la République du Bénin à l’instar d’autres pays de la sous-région (Gambie, Guinée, Guinée Bissau, et Sierra Leone) ont bénéficié d’une subvention du Fonds Vert pour le Climat pour la mise en œuvre du projet GCP/SFW/005/GCR « Appui institutionnel et technique à la préparation à la REDD+ en Afrique de l'Ouest ».
Ce projet vise à aider les pays bénéficiaires à surmonter les défis et à faire face aux obstacles en renforçant leurs capacités institutionnelles et techniques pour développer le cadre de Varsovie REDD+ afin de devenir prêts pour REDD+ et de mobiliser le financement nécessaire dans le secteur de l'utilisation des terres, du changement d'affectation des terres et de la foresterie (LULUCF).
Le projet permettra également d'échanger les connaissances et les leçons apprises afin de renforcer l'engagement des pays dans l'action d'atténuation du climat.
En tant qu’agence d’exécution du projet au niveau national, la Représentation de la FAO Bénin avec l’appui du Bureau Sous-régional pour l’Afrique de l’Ouest (SFW) a été mandatée pour accompagner la Direction Générale de l’Environnement et du Climat dans la mise en œuvre de ce projet.
Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Représentant-Résident de la FAO, et la supervision directe du Coordonnateur(trice) Technique National(e) du Projet, l’assistant(e) travaille avec le consultant International en evaluation environemental et social.
Domaine de spécialisation
Le candidat doit posséder une expertise dans le développement de l’évaluation environnemental et social ou tout autre domaine connexe
Tâches et responsabilités
Travailler en tandem avec l'expert international en évaluation environnementale et sociale pour mener l'évaluation des options stratégiques REDD+ afin d'accroître la performance environnementale et sociale de la stratégie nationale REDD+ dans le cadre de l'activité 2.2.2.3 du projet.
Elaborer le cadre de gestion environnementale et sociale (CGES) de la stratégie nationale REDD+ pour l'activité 2.2.2.6 du projet
Organiser des consultations.
Effectuer toute autre tâche connexe selon les besoins.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:
Conditions minimales à remplir
Diplôme universitaire supérieur (master ou équivalent) en ingénierie forestière, sciences politiques, sciences environnementales, sciences sociales ou dans un domaine connexe en rapport avec la mission.
02 ans d’expérience en évaluation environnementale et sociale stratégique.
Connaissance courante du français et de l’anglais.
Nationalité béninoise ou résidence dans le pays avec un permis de travail régulier.
Compétences de base exigées par la FAO
Attention portée aux résultats
Avoir l’esprit d’équipe
Sens de la communication
Établissement de relations constructives
Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
Très bon sens de l'organisation et aptitude à respecter des échéanciers serrés.
Capacité à prioriser les tâches.
Capacité à travailler d’une manière harmonieuse et efficace dans une équipe multiculturelle et multidisciplinaire.
Excellentes qualités relationnelles et aptitude à entretenir des relations de travail efficaces avec l’équipe du projet.
Une expérience au sein des Nations Unies serait un atout.
Capacité de travailler sous pression
Bonnes capacités rédactionnelles.
Parfaite maîtrise de l’outil informatique et du pack office (World, Excel, PowerPoint, Outlook)
Description du poste : L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 par l’intermédiaire de son Cadre stratégique en appuyant la transformation des systèmes agroalimentaires destinée à les rendre plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables en vue d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et les conditions de vie , sans laisser personne de côté.
Missions
L’assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain s’acquitte d’une grande variété de fonctions opérationnelles, administratives et financières de routine en appui à la formulation, la fourniture, le suivi et la production de rapports relatifs aux programmes et projets de terrain de l’Organisation, développés et mis en œuvre dans le pays tout au long du cycle du projet.
Supervision reçue/exercée
L’assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain rend compte à un membre du personnel professionnel et reçoit ses directives de l’Assistant du Représentant de la FAO chargé des programmes. Le/la titulaire agit en toute indépendance s’agissant des questions courantes. La supervision dont il ou elle fait l’objet est axée sur la qualité du travail fourni et lui permet de se former dans le cadre de ses activités.
Relations de travail
L’assistant(e) chargé(e) des programmes sur le terrain interagit avec divers collègues de l’unité de travail et leur fournit des services d’appui opérationnel quotidiens, dont les services administratifs et financiers connexes.
Fonctions et résultats essentiels
Conformément au cycle du projet révisé, aider à assurer que les données relatives au portefeuille du programme de terrain du Bureau soient à jour dans le Système d’information sur la gestion du programme de terrain (FPMIS), et mettre en ligne la documentation pertinente du projet, selon les besoins.
Recueillir et regrouper des données du FPMIS sur les activités relatives au programme/projet afin de concourir à l’établissement de rapports sur l’avancement du programme/projet de terrain.
Fournir une assistance à la rédaction initiale des budgets, des révisions et modifications des projets ainsi qu’à la saisie des données dans le système FPMIS; fournir des informations sur les dépenses du programme/projet et sur l’état des budgets du programme/projet de terrain.
Traiter, mettre en forme et corriger des rapports, des documents, des publications et de la correspondance en rapport avec le projet/programme, dès le stade des projets de textes liés au programme de terrain.
Organiser des réunions, séminaires et évènements en lien avec le programme de terrain: mettre en œuvre la logistique, rédiger la correspondance, réunir et distribuer les documents et prendre des dispositions administratives.
Entreprendre des tâches administratives et financières concernant le recrutement, la gestion et l’appui au personnel de projet/programme/hors fonctionnaires les voyages, les paiements et les achats (ayant trait au programme/projet de terrain), et en assurer le suivi.
Passer en revue et rediriger la correspondance, les appels et les demandes aux contacts appropriés ; fournir des informations contextuelles; répondre aux demandes courantes.
S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées.
Profil recherché
Le travail du ou de la titulaire influe sur la rapidité et l'efficacité de l’exécution du programme de terrain confié au Bureau.
Formation: Niveau d’études équivalent à la fin du secondaire.
Expérience: Trois ans d’expérience pertinente du travail d’appui financier et/ou administratif.
Connaissances linguistiques: Connaissance pratique (niveau C) du français.
Compétences informatiques: Bonne connaissance des applications MS Office, d’internet et du matériel de bureautique.
Compétences essentielles
Être axé(e) sur les résultats
Avoir l’esprit d’équipe
Communication
Établir des relations constructives
Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques
Bonne connaissance des systèmes d’information organisationnels, particulièrement ceux en lien avec la gestion des informations de projets.
Bonne connaissance des règles et règlements ordinaires en matière administrative et financière.
Bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
Qualifications Et Compétences Souhaitables – Optionnel
Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais.
Description du poste : I- CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Population Services International (PSI), est une Organisation Non Gouvernementale à but non lucratif. Au Bénin, PSI-BENIN met en œuvre en collaboration avec le ministère de la Santé, un projet sur la santé de la femme avec l'appui de Clinton Health Acess Initiative. Inc (CHAI). Ce projet soutien les activités de renforcement de capacités des prestataires, de prévention des risques liés à l'avortement et de vulgarisation de la loi sur la Santé de reproduction. PSI-BENIN est une organisation qui favorise l'égalité des chances, ne fait aucune discrimination et applique une politique éthique de tolérance zéro en matière de fraude et/ou de conflit d'intérêt. Dans le cadre de la continuité des services, PSI- BENIN recrute un Chef Service Logistique et Passation des Marchés :
1- CIBLES
Peuvent faire acte de candidature à la présente offre, toute personne ayant le profil
2- RELATIONS FONCTIONNELLES
Le Chef Service Logistique et Passation des Marchés travaillera sous la supervision directe du coordonnateur financier.
Département: Direction des Projets
Supérieur hiérarchique: Coordonnateur Financier,
Collaborateur(s) Direct(s): Chefs Services, Comptable, Assistants, etc...
3- RESPONSABILITES
1- TACHES ET RESPONSABILITES SPECIFIQUES
A- LOGISTIQUE
✓ Assurer la bonne livraison des produits aux clients;
✔ Veiller à la propreté du magasin et de ses alentours ;
✓ Assurer la liaison entre le bureau et l'entrepôt ;
✓ Réceptionner les nouveaux stocks de produits et immobilisations;
✓ Enregistrer quotidiennement tous les mouvements de stock sur les outils de gestion de
stock;
✓ Assurer la tenue régulière des fiches de stocks de produits et des immobilisations;
✓ Réaliser chaque mois l'inventaire physique de tous les stocks;
✔ Faire la veille des stocks des produits pour le réapprovisionnement ;
✔Assurer l'étiquetage systématique de toutes les immobilisations;
Actualiser chaque semestre les «
fiches détenteurs d'immobilisations
et renouveler leur affichage dans tous les bureaux;
✓ Actualiser chaque semestre, la fiche des immobilisations de plus de US 5,000 et suivre
son envoie à PSI Washington;
✓ Réaliser chaque semestre, l'inventaire physique des stocks et des immobilisations; ✓ Superviser les agents de sécurité de l'entrepôt ;
✔ Veiller au bon fonctionnement des dispositifs sécuritaires mis en place ;
✓ Assurer le relevé quotidien des températures;
✔ Gérer le Parc Automobile;
Elaboration des rapports mensuels du Parc Automobile;
✓ Attribution de véhicule;
✓ Suivi de la consommation des véhicules;
✔ Suivi de l'entretien et de la réparation des véhicules ;
✓ Tracking et suivi des mouvements du parc
B-PASSATION DES MARCHES
✔ Mettre à jour les plans de passation de marchés ;
Planifier, développer et gérer tous les aspects de passation des marchés des biens/ fournitures, travaux, services;
✔ Préparer toutes documentations relatives à la passation des marchés ;
✓ Préparer et assurer la diffusion des dossiers d'achats,
✓ Procéder à la revue de tous les dossiers liés aux marchés ;
✓ Répondre aux préoccupations des soumissionnaires aux marchés ;
✓ Elaborer toutes les correspondances relatives à la passation des marchés conformément
aux règles et dispositions de PSI-BENIN et de ses principaux bailleurs,
✔ Numériser et conserver une documentation complète et systématique des archives et
opérations de passation des marchés;
✓ Assurer l'efficacité de la coordination des activités entre tous les services;
✔ Elaborer le plan de Passation des Marchés annuel et assurer les achats locaux suivant les
procédures internes dans les délais ;
✓ Mettre en place des tableaux de bord pour mesurer la performance des actions menées ; ✓ Réaliser les reporting des achats;
✔ Elaborer/renouveler les contrats des prestataires suivant les TDR et cahier de charges; ✓ Suivre l'enregistrement des contrats et leur délai d'expiration;
✓ Veiller à l'approvisionnement de PSI-BENIN
✓ Exécuter toutes autres tâches dans le cadre de ses fonctions et compétences sur
demande de son supérieur hiérarchique.
4- QUALIFICATIONS ET COMPETENCES MINIMALES REQUISES
Avoir au moins la licence (BAC+3) délivré au Bénin par une école publique ou homologué en passation des marchés, transport et logistique, finances ou un diplôme équivalent ou supérieur avec au moins trois ans (3 ans) d'expériences professionnelles dans une ONG ou une institution similaire à l'ABMS/PS1 (critère éliminatoire),
✔ Avoir au moins 3 ans d'expériences en Gestion Logistique et de la Passation des Marchés
Avoir une expérience dans la gestion des stocks, de des prestataires de services et de véhicules. ✔ Avoir de très bonnes capacités d'expression orale et rédactionnelle et le sens de l'organisation
Avoir l'esprit d'initiative et de gestion confidentielle dans la tenue des dossiers
✓ Être disponible et autonome
Maitriser les techniques modernes d'archivage des dossiers.
5- Aptitudes spécifiques requises à ce poste
Avoir un très bon esprit d'initiative, d'innovation, d'anticipation et de vision ;
✓ Savoir utiliser efficacement les technologies de l'information et de la communication comme
source d'apprentissage permanent, de renforcement des compétences et de partage de l'information;
✔ Être de bonne moralité et courtois ;
✓ Avoir la capacité à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et
pluridisciplinaire ;
✓ Avoir la capacité à manipuler et traiter un volume important de documents dans un délai précis ;
✓ Avoir une personnalité ouverte et un niveau d'engagement élevé ;
✓ Avoir la capacité à résoudre les problèmes ;
✓ Avoir la capacité à travailler avec un minimum de supervision;
✓ Être enthousiaste et très accueillante;
✔ Avoir la volonté de participer activement et de manière constructive à la vie du bureau ; ✔Avoir une bonne curiosité intellectuelle ;
✓ Avoir une excellente expression écrite et orale à s'exprimer devant un auditoire ;
✓ Avoir occupé une position similaire dans un poste de catégorie socioprofessionnelle équivalente à celle de ladite position;
✓ Avoir la capacité démontrée du respect de la confidentialité;
Avoir la capacité à travailler en anglais (écrit et oral) serait un atout.
6- DOSSIER A FOURNIR :
✓ Une lettre de motivation précisant le titre du poste adressé au Représentant Résident;
✓ Un curriculum vitae détaillé précisant pour chaque poste occupé, le temps passé ainsi que les
références téléphoniques et électroniques des lieux de travail ;
Les copies des diplômes, attestations ou certificats de travail ou de formation
✓ Une copie de l'acte de naissance ou de toute autre pièce en tenant lieu
✓ Une copie du questionnaire de déclaration du conflit d'intérêt dûment rempli
DATE ET LIEU DE DEPOT DES DOSSIERS:
Les candidat(e)s remplissant les conditions requises sont invité(e)s à soumettre, au plus tard le 18 novembre 2024 à 17h30, leur dossier de candidature avec toutes les pièces jointes obligatoirement en un seul fichier PDF nommé DOSSIER NOM_PRENOM simultanément via les adresses mails: recrutement@psi-benin.org et psi@talentsplusafrique.com avec en objet strictement écrit: "CANDIDATURE AU POSTE DE (TITRE DU POSTE)".
NB:
Tout dossier incomplet ou ne respectant pas le délai et le format indiqué ne sera pas étudié;
PSI Bénin se réserve le droit d'annuler ce processus de recrutement ou de ne pas y donner suite ;
Seuls (es) les candidats (es) présélectionnés (es) seront contactés pour la suite du processus;
Les procédures d'acquisition des talents de PSI-Bénin reflètent notre engagement à protéger les droits et la dignité de toute personne notamment les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l'exploitation. PSI-Bénin est un environnement genre sensible et respectueux de l'égalité de chances sur une base compétitive.